صفحه اصلي > معرفی خدمات حوزه فن آوری > سامانه اتوماسیون اداری > تازه ها و امکانات بخش اتوماسیون اداری 
 
 

پس از هر بار بروزرسانی نرم افزار اتوماسیون اداری امکانات جدید به آن اضافه می شود که سری تغییرات  اخیر آن در جداول ذیل آمده است:

93/03/13

ردیف

عنوان امکان جدید

توضیحات

1

کنترل حجم فايل در زمان Uploadآن در الگوهاي نامه

در اين تغيير کنترل حجم فايل در قسمت الگوي نامه به دو صورت اخطار و جلوگيري در يک محدوده حجمي امکان‌پذير است.

براي مثال بين 100KBتا 200KBاخطار مشاهده و بالاتر از 200KBجلوگيري شود.

 2

اضافه شدن ستون شماره نامه در پخش فکس‌هاي دريافتي

با اضافه شدن اين ستون در پخش فکس‌هاي دريافتي شماره نامه مقصد فکس تبديل شده به نامه قابل رويت مي‌باشد.

3

تغيير واحد سقف پيوست از MBبه KB

واحد سقف پيوست‌ها از MBبه  KBتغيير پيدا کرده است.

4

امکان ايجاد محدوده دسترسي در انواع سازمان‌هاي مرتبط

با استفاده از اين امکان مي‌توان سازمان‌هاي مرتبط را نيز در محدوده دسترسي خاصي قرار داد.

5

چاپ گروهي

با استفاه از اين امکان در پنجره دريافت نسخه خاص در صورت انتخاب توسط کاربر، تمامي نسخه هاي انتخابي وي در قالب صفحات جداگانه از يک فايل، به پرينتر ارسال مي‌گردد.

6

عدم مشاهده نامه محدوده‌هاي دسترسي غيرمرتبط در جستجو و گزارش‌گيري نامه

با اضافه شدن اين امکان کاربران فقط قادر به جستجو و گزارش‌گيري در نامه‌هاي محدوده دسترسي مربوطه مي‌باشند و امکان مشاهده نامه‌هاي محدوده‌هاي دسترسي غيرمرتبط را ندارند.

7

امکان تبديل گروهي پيشنويس

با استفاده از اين امکان کاربر قادر است پيشنويس‌ها را به ‌صورت گروهي امضا و تبديل به نامه کند، پنجره wizardپس از عمليات پردازش، وضعيت تبديل يا عدم تبديل شدن پيشنويس‌هاي مذکور را به نامه با ذکر توضيحات (در خصوص خطاهاي مشاهده شده) نمايش مي‌دهد.

8

ارسال درخت پيگيري‌هاي مرتبط به يک سازمان (روش P2P)

با اين امکان فقط فرستنده نامه درخت کامل را مي‌بيند و باقي گيرندگان فقط درخت پيگيري زيرشاخه‌هاي مرتبط با خود را به‌صورت کامل مشاهده مي‌کنند.

9

درج درخت پيگيري نامه به صورت Chunkشده

در اين امکان درج درخت پيگيري به‌صورت pageبندي شده انجام مي‌گردد.

10

ارسال مجدد فايل croppedشده در هنگام دانلود جهت گير نکردن Packageو Stopنشدن سينک

با افزوده شدن اين امکان در صورتيکه Packageهاي در حال سينک در هنگام دانلود دچار خرابي گردد،‌ عيب‌يابي درست در همان زمان انجام مي‌گردد و دانلود مجدد انجام مي‌شود.

11

ارسال Inquiryفايل‌هاي نامه‌ها، پيام‌ها و ... قبل از ارسال فايل به منظور کم حجم شدن Packageارسالي

با افزوده شدن اين امکان در صورت تغيير نامه اگر تغيير مربوط به فايل متن نباشد،‌ فايل متن مربوطه ديگر کانديد ارسال نمي‌گردد.

12

تنظيم حجم فايل‌هاي پيوست جهت سينک براي موجوديت‌هاي نامه، پيشنويس و پيام

با استفاده از اين امکان حجم فايل‌هاي پيوست جهت سينک براي موجوديت‌هاي نامه، پيشنويس و پيام قابل کنترل خواهد بود.

13

ارسال مجدد Packageدر زمان بروز بعضي از خطاها در هنگام درج اطلاعات (Import)    

با افزودن اين امکان در صورت بروز برخي از خطاها در هنگام درج اطلاعات، Packageمربوطه مجدد ارسال مي‌گردد.

14

عدم ارسال پيشنويس تبديل شده به نامه ارسالي مرتبط به سرور ديگر

با افزوده شدن اين امکان پيشنويس نامه ارسال شده به سرور ديگر،‌ به سرور مقصد منتقل نمي‌گردد.

15

عدم ارسال نامه‌هاي در انتظار تبديل شده به نامه ارسالي مرتبط به سرور ديگر

با افزوده شدن اين امکان نامه درانتظار تبديل شده به نامه ارسال شده به سرور ديگر، ‌به سرور مقصد منتقل نمي‌گردد.

16

کنترل عدم تخصيص کاربر سرور عملياتي مغاير با سرور عملياتي سمت

با استفاده از اين امکان عدم تخصيص کاربر سرور عملياتي مغاير با سرور عملياتي سمت قابل کنترل مي‌باشد.

17

امکان تعريف شناسه مسلسل در کد انديکاتور

با استفاده از اين امکان مي‌توان محل قرارگيري مسلسل را به‌صورت پويا در کد انديکاتور تعيين نمود.

18

درج کد دپارتمان ارسال کننده پيشنويس در شماره نامه

با استفاده از اين امکان کد دپارتمان ارسال کننده پيشنويس به جاي امضا کننده در شماره نامه درج مي‌گردد.

19

پيش‌نمايش در نکته روز

با استفاده از اين امکان مي‌توان پيش‌نمايش نکته روز مورد نظر را قبل از ثبت مشاهده نمود.

20

اضافه شدن فيلد کد ملي براي اشخاص خارجي

با اضافه شدن اين امکان مي‌توان کد ملي اشخاص خارجي را وارد و نگهداري کرد، در صورت استفاده از امکان ECEاين کد ملي به‌همراه محتويات ECEارسال مي‌گردد و باعث سهولت در امر نگاشت شخص گيرنده مي‌شود

21

امکان استفاده از فايل‌ها با فرمت Docx

با استفاده از اين امکان مي‌توان در سيستم از فايل‌هايي با فرمت Docxنيز استفاده نمود.

22

امکان جستجوي گيرندگان نامه در پنجره انتخاب گيرندگان با استفاده از SearchDropdown

با استفاده از اين امکان مي‌توان در پنجره انتخاب گيرندگان، عنوان گيرنده را در ليست قابل جستجو تايپ کرد و از اين طريق با سهولت بيشتري گيرنده مورد نظر را يافت.

23

مشاهده ليست نرم‌افزارها به صورت dropdownدر ساختار سازمان و الگوهاي دسترسي

با افزودن اين امکان مي‌توان نرم‌افزارهاي موجود در کدهاي دسترسي و يا الگوهاي دسترسي را در يک ليست ديد.

24

افزودن فيلد تکميلي عدد اعشاري بزرگ

اين فيلد قابليت نگهداري 13 رقم اعشار ار دارا مي‌باشد و همانند ساير فيلدها قابليت درج در Bookmarkو نمايش در نتايج جستجو را داراست.

25

افزايش اندازه باکس شرح ارجاع در گيرنده پيشنويس

اندازه باکس مربوط به شرح براي گيرنده پيشنويس بزرگتر شده است.

26

عدم نمايش شرح ارجاعات در دپارتمان‌هاي موازي

با استفاده از اين امکان مي‌توان از نمايش شرح ارجاعات سمت‌هاي يک دپارتمان به سمت‌هايي که در دپارتمان‌هاي موازي تعريف شده‌اند و در درخت پيگيري اين نامه حضور دارند جلوگيري نمود.

 

 

27

امکان کنترل ثبت نامه وارده تکراري ثبت شده در ساير دبيرخانه‌ها

اين امکان در زمان ثبت نامه وارده، تکراري بودن نامه را در کليه دبيرخانه‌هاي سيستم کنترل مي‌نمايد و در صورتي‌که نامه در ساير دبيرخانه‌ها قبلاً ثبت شده‌باشد، مي‌تواند بر اساس نوع انتخاب تنظيم عمومي مکاتبات سيستم به يکي از حالات زير واکنش نشان دهد:

-به کاربر هشدار دهد

-از ثبت مجدد جلوگيري نمايد

-عکس‌العملي نشان ندهد

28

افزودن گزينه امضا و ثبت در تمامي صفحات

با اضافه شدن اين امکان فرايند ثبت نامه‌ها براي مديران کوتاه‌تر مي‌شود و مديران در تمام صفحاتي که در گذشته گزينه امضا را مشاهده مي‌کردند مي‌توانند از اين به بعد گزينه امضا و ثبت را انتخاب نمايند. با استفاده از اين گزينه نامه بصورت خودکار امضا و سپس ثبت مي‌شود. لازم به توضيح است مديراني که داراي چند امضا هستند پس از استفاده از اين گزينه مي‌توانند امضا مورد نظر خود را نيز انتخاب نمايند. اين امکان بصورت عمومي براي همه کاربران داراي امضا فعال مي‌باشد

29

امکان انتخاب گيرنده پيش‌نويس فقط براي يک‌نفر

برخي از کاربران در هنگام انتخاب گيرنده پيش‌نويس بيش از يک‌نفر را انتخاب مي‌کردند که ممکن بود خارج از روال‌هاي سازماني باشد با امکان اضافه شده کاربران فقط مي‌توانند يک‌نفر را به عنوان گيرنده پيش‌نويس انتخاب کنند. البته اين امکان بصورت تنظيم عمومي مي‌باشد و سازمان‌هايي که علاقه دارند از روال سابق استفاده کنند مي‌توانند چک باکس تنظيم عمومي مکاتبات، که در قسمت مرکز مديريت سيستم قرار دارد را انتخاب نکنند

30

نمايش گروه‌هاي کاربري که کاربر عضو آنها مي‌باشد

با اضافه شدن اين امکان مدير سيستم مي‌تواند گروه‌هاي کاربري که يک کاربر عضو آن مي‌باشد را مشاهده نمايد. اين امکان در صفحه تعريف يا ويرايش کاربران و همچنين در صفحه اصلي کاربران تحت عنوان «ويرايش گروه‌هاي کاربري» قابل استفاده مي‌باشد

31

عدم امکان تغيير قسمت‌هاي نقل قول شده در زمان ارجاع و پاسخ پيش‌نويس

عدم تغيير يا ويرايش مراحل گردش پيش‌نويس که در نهايت در خلاصه نامه قرار مي‌گرفت به سيستم اضافه گرديده است. اين امکان بصورت تنظيم عمومي مکاتبات در دسترس مدير سيستم مي‌باشد

32

امکان انتقال امنيت نامه در هنگام تفويض اختيار توسط کاربر تفويض‌کننده

با اضافه شدن اين امکان هر کاربر مي‌تواند انتقال يا عدم انتقال مکتوبات محرمانه و رونوشت‌هاي مخفي را در هنگام تفويض کارتابل، براي فرد تفويض گيرنده مشخص نمايد.

در نسخه‌هاي قبلي اين تنظيم به‌ صورت عمومي تعريف شده بود و فقط مدير سيستم مي‌توانست آن را براي همه کاربران فعال يا غيرفعال نمايد

33

امکان ارسال همزمان فايل متن و پيوست در هنگام ارسال فکس

با اضافه شدن اين امکان کاربران مي‌توانند کليه فايل‌ها را به‌صورت يکجا و به صورت همزمان فکس نمايند.

همچنين اين امکان به کاربر اجازه خواهد داد تا مطابق نظر خود فايل‌ها را  انتخاب نموده و سپس فايل‌هاي مورد نظر را فکس نمايد. اين قابليت براي کاربراني مناسب است که قصد ارسال کليه فايل‌ها را از‌طريق فکس ندارند

34

امکان شخصي‌سازي نماي پيش‌فرض در کارتابل‌ها و ساير پنجره‌هاي مجموعه نرم‌افزاري «ديدگاه»

با اضافه شدن اين امکان کاربران امکان تغيير اندازه و يا حذف يک ستون را در هنگام نمايش پنجره‌هاي مجموعه نرم‌افزاري ديدگاه خواهند داشت. اين امکان به‌ صورت شخصي بوده و هر کاربر مي‌تواند شخصاًاين تغييرات را در نماي ظاهري کارتابل خود اعمال نمايد

35

امکان Sortingو صفحه بندي در پنجره Active Directory

اين تغيير به مدير سيستم کمک خواهد کرد تا کاربران Active Directoryرا با استفاده از جستجو انتخاب نمايد. جستجو در اين پنجره حساس به حروف بزرگ و کوچک نخواهد بود

 

36

تغيير اندازه فيلد‌ها در سيستم و بزرگتر شدن آن‌ها

براي سهولت در نمايش اطلاعات فيلد‌هاي Drop Downاندازه اکثر فيلد‌هاي سيستم تغيير کرده است و اندازه آنها نسبت به گذشته افزايش يافته است. نمونه‌هايي از اين تغييرات در پنجره ثبت نامه دريافتي در فيلد فرستده، پنجره انتخاب گيرندگان، Tabساير در فيلد اشخاص خارجي، پنجره تعيين وضعيت و ... قابل مشاهده مي‌باشند

37

تغيير نام فيلد «نوع نامه» به «نوع ثبت» در پنجره ارسال پيش‌نويس

جهت جلوگيري از اشتباه در انتخاب نوع نامه (ارسالي يا داخلي) و همچنين در راستاي عدم وجود فيلد‌هاي همنام با کارايي مختلف، نام اين فيلد به «نوع ثبت» تغيير يافت.

اين فيلد در هنگام ارسال پيش‌نويس و همچنين ثبت مستقيم نامه در انتظار قابل مشاهده است

38

تغيير نماي ظاهري پنجره ثبت مستقيم نامه درانتظار

در راستاي سهولت تکميل اطلاعات و همچنين فراهم شدن فضاي بيشتر براي انتخاب گيرندگان، تغييراتي در اين صفحه از لحاظ ظاهري ايجاد گرديده است

39

امکان علامت‌گذاري روي نامه‌هاي کارتابل پس از قرارگيري در «طبقه‌بندي»

اين امکان به کاربر کمک خواهد کرد تا نامه‌هايي که طبقه‌بندي شده است را با نامه‌هاي طبقه‌بندي نشده در کارتابل بصورت متمايز مشاهده نمايد

40

امکان درج پاراف براي گيرندگان نهايي رونوشت نامه در هنگام ارسال پيش‌نويس

اين امکان يک تحول در پنجره انتخاب گيرندگان سيستم ايجاد کرده است و امکان درج پاراف در هر زمان براي کليه افراد در هنگام انتخاب گيرندگان را مهيا خواهد نمود. با اضافه شدن اين امکان ديگر نيازي به درج پاراف بعد از ثبت نامه نخواهد بود

41

عدم ارسال يادآوري نامه‌هاي درانتظار براي افراد دبيرخانه فاقد دسترسي امنيت محرمانه نامه‌ها

اين امکان به سازمان کمک خواهد کرد تا دبيرخانه محرمانه در داخل سيستم تعريف نمايند و فرد مسئول، صرفاً نامه‌هاي ارسالي محرمانه را ثبت نمايد.

با اين امکان ورود پيش‌نويس‌ها و نامه‌ها به آرشيو نامه‌هاي در انتظار هر کاربر با کنترل دسترسي‌هاي امنيتي وي انجام مي‌پذيرد

42

امکان انجماد روي نامه‌ها

امکان انجماد روي نامه‌ها نيز مشابه انجماد پيش‌نويس‌ها به سيستم اضافه گرديده است. با اين امکان شرايط لازم براي ذخيره موقت نامه‌ها و تکميل آنها در آينده مهيا گرديده است

 

92/05/22

ردیف

توضیحات

عنوان

1

با توجه به اينکه کلمات «ارجاع:» و«پاسخ:» در هنگام گردش پيش‌نويس در فيلد موضوع اضافه مي‌شدند و در نهايت پس ازتبديل آن به نامه در فيلد موضوع نامه قرار مي‌گرفتند،اين امر منجر به بروز اختلالدر هنگام جاگذاري موضوع در الگوي نامه مي‌گرديد.

براي رفع اين مشکل به جاي درج کلمات«ارجاع:» و «پاسخ:» در موضوع، از آيکون براي نمايش اين گردش‌ها استفاده شدهاست.

حذف کلمات «ارجاع:» و«پاسخ:» از موضوع پيش‌نويس

2

با توجه به اينکه لوگوي مجموعهنرم‌افزاري ديدگاه از چندي پيش تغيير بافته بود، اين تغيير در صفحات مختلفنرم‌افزار نيز اعمال گرديده و در صفحه ورودي نرم‌افزار و گوشه سمت چپ‌ بالاي نمايکارتابل قابل مشاهده خواهد بود.

تغيير نماي ظاهري لوگويمجموعه نرم‌افزاري ديدگاه

3

به منظور فراهم نمودن وضوح بيشتر درهنگام انتخاب يکي از آيتم‌هاي موجود در پنجره‌هاي مجموعه نرم‌افزاري ديدگاه، اينمشخصه تغيير رنگ يافته و با نمايش رنگ زرد قابل تفکيک و ملموس‌ترمي‌باشد.

به‌عنوان مثال در کارتابل نامه‌هايدريافتي وقتي روي يکي از آيتمها کليک مي‌کنيد، رنگ زيمنه آن آيتم تغيير نموده وکاملا متمايز از ساير رنگهاي صفحه مي‌باشد.

تغيير رنگ انتخابي آيتم‌هادر نماي کارتابل و کليه قسمت‌هاي سيستم

4

با بهره‌جويي از اين امکان کنترلمحدوده‌اي که کاربران سيستم در آن قادر به ارسال پيام براي يکديگر مي‌باشند ميسرمي‌گردد.

اين امکان در مرکز مديريت و در قسمتمنوي عمومي تحت عنوان «گروه‌هاي کاربري» قرار دارد.

امکان تعريف گروه‌هايکاربري جهت کنترل محدوده ارسال پيام توسطکاربران

5

اين امکان در مرکز مديريت، منويمکاتبات در قسمت تنظيمات عمومي در سيستم اضافه شده است و کارکرد آن به اين‌صورت استکه اگر نامه‌اي در کارتابل يک فرد قرار داشته باشد (به‌واسطه ارجاع قبلي که برايايشان ارسال شده است) و فرد ديگري بخواهد همان نامه را به ايشان ارجاع دهد، سيستمپيغامي مبني براينکه اين نامه قبلاً به فرد گيرنده ارجاع شده است را نمايشمي‌دهد.

اين امکان در تنظيمات عمومي تحتعنوان «کنترل وجود نامه در کارتابل گيرنده در زمان ارجاع » قرار دارد و به دو صورت«کنترل وجود گيرنده در درخت پيگيري» و «کنترل وجود نامه در کارتابل نامه‌هايدريافتي» قابل انتخاب خواهد بود.

کنترل وجود نامه در کارتابلنامه‌هاي دريافتي گيرنده در زمان ارجاع

6

بسياري از کاربران اتوماسيون اداريديدگاه لزوم فراهم شدن امکاني به منظور بازگشت پيش‌نويس ارسالي را به دلايل مختلفدرخواست نموده‌اند. مواردي از قبيل ارسال براي گيرنده اشتباه، وجود اشکال در متنپيش‌نويس که نيازمند اصلاح آن توسط ارسال‌کننده مي‌باشد و ... نمونه‌هايي هستند کهلازمه اصلاح آنها خارج‌نمودن پيش‌نويس ارسالي از کارتابل شخص گيرنده مي‌باشد. بههمين منظور امکاني در نرم‌افزار فراهم شده است که بواسطه آن مي‌توان پيش‌نويسارسالي را تا پيش از مشاهده توسط گيرنده بازگرداند.

اين امکان تحت عنوان «ويرايشگيرندگان پيش‌نويس» ارائه شده و داراي مجوز دسترسي جداگانه مي‌باشد. دسترسي اينامکان در الگوي‌هاي دسترسي مربوط به مکاتبات و در قسمت پيش‌نويس‌ها اضافه شده است. با استفاده از اين امکان فرستنده مي‌تواند گيرنده پيش‌نويس ارسالي را ويرايش نمودهو حتي در صورت لزوم خودش را براي بازگشت کامل پيش‌نويس از کارتابل گيرندگان، به جايايشان انتخاب نمايد.

بازگشت پيش‌نويس از کارتابلفرد گيرنده در صورت عدم مشاهده (ويرايش گيرندگانپيش‌نويس)

 

 

© تمامی حقوق این سایت متعلق به دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، درمانی شهید بهشتی می باشد.(V 1.1)

تاریخ آخرین بروز رسانی:1394/10/15