معرفی :
سامانه مکاتبات اداری، یکی از زیرسیستم های مجموعه نرم افزارهای اتوماسیون دانشگاه می باشد که در راستای تحقق اهداف کلان توسعهIT در دانشگاه در پی تصمیمات اتخاذ شده کمیته فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه و تائید ریاست محترم دانشگاه از سال 1384 به منظور مکانیزه نمودن دبیرخانه ها، مکاتبات بین مدیریت ها، واحدها و مراکز تحت پوشش خریداری، نصب و راه اندازی گردیده است و در سال های 1392 به طور کامل کلیه واحدهای تابعه تحت پوشش این سیستم قرار گرفت . این سیستم مبتنی بر وب بوده و مراحل مختلف گردش نامه از جمله  نامه هاي ارسالي و دريافتي و کار با کارتابل هاي مختلف را پوشش مي دهد. هدف از پياده سازي اين سيستم، يکپارچه سازي علميات گردش نامه در دانشگاه،حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسي موقعيت نامه در هر لحظه، امکان پيگيري نامه هاي ارجاع داده شده، بايگاني الکترونيکي و بهره گيري از امضاء ديجيتالي در کارتابل الکترونيکي مي باشد. هم اکنون این سامانه در 117 مرکز با 9000 کاربر به صورت کاملا paperless استفاده می شود ، نظارت بر این سامانه از طریق ستاد دانشگاه به کمک شبکه رابطین که 45 نفر می باشد صورت می پذیرد.

مزایای این سیستم عبارتنداز:
1-  صرفه جوئي در زمان
2-صرفه جوئي در فضاي بايگاني
3-  تحولدر امور دبيرخانه اي سازمان
4-  بهينه سازي ساختار و فرآیندهای اداری
5-  مديريت گردش كار مكتوبات و مستندات
6-  كنترل سطح دسترسي كاربران بهاطلاعات
7-  رعایت سلسله مراتب اداري در چرخه مکاتبات
8-  دسترسی به گزارشات واطلاعات جامع از نامه ها
9-  دسترسي به آرشيو اطلاعات بدون محدوديتزماني
10 - امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن در هر لحظه
11-  نظارتمتمرکز بر ساختار اداري، گردش نامه ها و عملكرد افراد
12-  فرهنگ سازي در راستاياستفاده بهينه از ابزارIT در سازمان
13- فراهم نمودن امکان دسترسی به مکاتبات بدون محدودیت مکانی
14-  پاسخگویی غیر حضوری به ارباب رجوعمحترم در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
15 -صرفه جوئي در هزينه ها با  استفادهکمتر از ملزومات اداري، منابع مالی و انسانی
16- انجام تعاملات فرآیندهای اداریبدون در نظر گرفتن زمان و مکان به واسطه ارتباطOnline
17-  دسترسي امن و آسانبه اطلاعات در زمينه مورد نياز بصورت همزمان توسط افراد مختلف

© تمامی حقوق این سایت متعلق به دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، درمانی شهید بهشتی می باشد.(V 1.1)

تاریخ آخرین بروز رسانی:1394/10/15